Handtekening automatisch onder uw emailbericht plaatsen

Wanneer u vaak email berichten opstelt aan dezelfde persoon zult u zien dat de inhoud van de handtekening aangepast wordt naarmate de e-mailwisseling vordert. De eerste e-mail zal hoogst- waarschijnlijk worden afgesloten met “met vriendelijke groet”. Vervolgens wordt “groet” als voldoende geacht, en de daaropvolgende mails worden afgesloten met alleen uw naam of zonder überhaupt een afsluiting.

Buiten het voorkomen van dit soort “problemen” brengt het toevoegen vaneen automatische handtekening een aantal andere voordelen met zich mee.

Tijdsbesparing
Onder iedere opgestelde e-mail zal uw hand-tekening direct wordengeplaatst. U hoeft dus niet meer handmatig uw naam en contactgegevenstoe te voegen. Mocht het voorkomen, dat u de handtekening niet wiltmeenemen in uw email bericht, kunt u deze eenvoudig weer verwijderen.
Continuïteit
Door eenmaal uw handtekening aan te maken, weet u zeker dat debedrijfsgegevens die u heeft ingevoerd, telkens op dezelfde manierworden weergegeven. Typfouten in uw contactgegevens zullen niet meervoorkomen. Duidelijkheid voor de ontvanger
De ontvanger zal uw handtekening na een aantal mails herkennen. Als ubinnen uw bedrijf dezelfde handtekening doorvoert onder het personeel,zal de relatie tussen personeelsleden eenvoudig worden gelegd.

Verspreiding contactgegevens
Als u uw handtekening voorziet van uw belangrijkste contact- gegevens,weet u zeker dat uw potentiële klant de beschikking heeft over uwgegevens. Bovendien zijn uw gegevens snel beschikbaar. Eengeïnteresseerde hoeft niet opzoek naar uw visitekaartje of website,maar kan gewoon uw laatste e-mail openen. Disclaimer
Het is tevens mogelijk om uw email te voorzien van een disclaimer.Hierin kunt u bijvoorbeeld opnemen dat de inhoud van een berichtuitsluitend bestemd is voor de ontvanger, en dat deze bovendien nietzonder toestemming van de auteur (u) mag worden vermenigvuldigd.

Gebruik van uw digitale handtekening gelijk aan handtekening met pen?
Het is ook mogelijk om een stap verder te gaan. U kunt uw digitalehandtekening dezelfde bewijskracht geven als uw handtekening op papier.Via een technische oplossing is de realisatie hiervan mogelijk. Uwe-mailberichten worden dan Automatisch voorzien van een certificaatwaarmee de echtheid door de ontvanger te controleren is. Er zijn eenaantal voor- en nadelen te noemen voor deze oplossing.

Voordelen:

• De handtekening is rechtsgeldig. U dient zich wel te houden aan de wettelijke regels.
• U bespaart ruimte. U hoeft van uw elektronische documenten geen fysieke kopie meer te bewaren of na te sturen.
• Deze digitale handtekening is een stuk moeilijker te vervalsen dan een handtekening op papier.

Nadelen:

• Een officiële digitale handtekening is te verkrijgen vanaf een paar honderd euro per handtekening per jaar.
• Nog maar een minderheid van de internet-gebruikers maken gebruik van de officiële digitale handtekening.
• Elk jaar moet het certificaat opnieuw worden aangevraagd.
• Het onderling overdragen van de ‘handtekening’ is lastig.

Het toevoegen van een automatische hand-tekening kan dusadministratieve en juridische voordelen hebben. Het toevoegen van eenstandaardhandtekening is vrij eenvoudig. Een handtekening die u kuntgebruiken als vervanger voor de ouderwetse handtekening op papier iscomplexer en kost geld. Een voorbeeld van een standaardhandtekeningkunt u vinden onder de e-mails die u heeft ontvangen van één van de Deactro medewerkers.

Via onderstaande links kunt u een handleiding verkrijgen voor het toevoegen van uw handtekening.

• Outlook Express
• Microsoft Outlook 2007
• Mozilla Thunderbird
• Handtekening bestand aanmaken